Privacy
Stichting De Lindenhof respecteert en beschermt de persoonsgegevens van haar huurders. Als verhuurder hebben we allerlei gegevens van onze huurders nodig. We verwerken niet meer gegevens dan nodig. Met de gegevens die we verwerken gaan we vertrouwelijk om. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt. We gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze verzameld worden. We doen niet aan geautomatiseerde besluitvorming en profilering. In onze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel.
Stichting De Lindenhof verzamelt allerlei gegevens van huurders1. Als verhuurder hebben we die gegevens nodig om ons werk te kunnen doen. We gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor het afsluiten van een huurcontract en het innen van de huur. Daarnaast verzamelen we contactgegevens van huurders om hen te informeren over voor huurders relevante zaken, bijvoorbeeld door u te mailen. Met deze privacygevoelige informatie (in de AVG “persoonsgegevens” genoemd) gaan we zorgvuldig om. In het kader van onze dienstverlening streven we naar zo volledig mogelijke contactgegevens. We registreren graag een e-mailadres en een extra telefoonnummer, zodat we huurders kunnen bereiken wanneer dat nodig is. Maar we gebruiken niet meer gegevens dan nodig zijn en beschermen de gegevens die we vastleggen zodanig dat ze niet in handen van onbevoegden kunnen komen. Wij verstrekken geen persoonsgegevens van huurders aan derden, behalve als dat nodig is om ons werk te kunnen doen (zie hierover meer in hoofdstuk 5). Hier houden wij ons strikt aan: huurders moeten in alle opzichten kunnen rekenen op vertrouwelijke behandeling van hun gegevens. In deze privacyverklaring is vastgelegd hoe Stichting De Lindenhof met persoonsgegevens van huurders omgaat, waarvoor deze worden gebruikt en hoe we ze beschermen.
Wijziging van het Privacy- en cookiestatement
Stichting De Lindenhof kan deze privacyverklaring aanpassen. Dat doen wij bijvoorbeeld als de wet of ons beleid wijzigt. Wij raden de huurders daarom aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken. De laatste wijziging was op 6 januari 2020.
1 Daar waar in dit stuk huurders staat, kun je ook woningzoekenden en/of andere betrokkenen lezen.
Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Stichting De Lindenhof verzamelt diverse persoonsgegevens van huurders. Deze gegevens leggen we vast op het moment dat een huurcontract wordt afgesloten of op andere momenten dat er contact is met de huurder. We verzamelen:
Volledige naam (zowel voor- als achternaam)
Geslacht
Adres
Telefoonnummer(s)
E-mailadres
Geboortedatum
Betalingsgegevens en rekeningnummer
Gezinssamenstelling
Beveiligingscamera’s en elektronische toegangsregistratie
In verband met veiligheid van bewoners en bezoekers hangt Stichting De Lindenhof eventueel beveiligingscamera’s op. Het gaat daarbij om het tegengaan van overlast, misdrijven en vandalisme en het beschermen van de bewoners, bezoekers en hun eigendommen. Overal waar Stichting De Lindenhof cameratoezicht heeft, hangen borden van wie deze camera’s en/of het elektronisch toegangssysteem zijn. De camera’s zijn op zo’n manier opgesteld dat ze niet in woningen filmen en zo min mogelijk de openbare weg of eigendommen van anderen filmen.
We gebruiken de beelden alleen naar aanleiding van incidenten om de aard van het incident c.q. de overtreding vast te stellen of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren. De beelden worden uitsluitend bekeken door de beheerder van Stichting De Lindenhof of een daartoe bevoegde opsporingsambtenaar van de bevoegde autoriteiten. De bewaartermijn is maximaal vier weken of tot na afhandeling van op camerabeelden of toegangsregistratie vastgelegde incidenten.
Waarvoor hebben wij persoonsgegevens nodig?
Stichting De Lindenhof heeft persoonsgegevens van huurders nodig om haar werk goed te kunnen uitvoeren. We gebruiken deze gegevens voor:Verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden, waaronder woonruimtes en bergingen.
Afsluiten van een huurovereenkomst.
Innen van de huur en overige betalingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen en het voorkomen van uit
Onderhoud en reparaties (laten)
Zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare
Aanpak van woonfraude en
Afhandelen van geschillen en klachten
Communicatie met onze huurders over al deze bovenstaande punten
Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening (KWH).
Intern beheer van de organisatie (bijvoorbeeld bestuursinformatie)
Uitvoeren van betalingen aan crediteuren.
Berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van
Het tegengaan van overlast, misdrijven en vandalisme en het beschermen van de bewoners, bezoekers en hun eigendommen alsmede het naar aanleiding van incidenten het vaststellen van de aard van het incident c.q. de overtreding of het identificeren van daders, betrokkenen of getuigen.
Nakomen van wettelijke verplichtingen.
Hoe gebruiken en beschermen we persoonsgegevens
Stichting De Lindenhof koppelt persoonsgegevens aan unieke codes (bijvoorbeeld het contractnummer) om communicatie mogelijk te maken. Dat is nodig om ons werk te kunnen doen. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor de werkzaamheden die hier boven zijn beschreven alsmede voor de veiligheid van bewoners en bezoekers.
Geheimhouding
Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens van onze huurders, is contractueel gebonden aan geheimhoudingsplicht.
Toegang tot gegevens
Alleen bestuursleden die het echt nodig hebben voor hun taak hebben toegang tot de persoonsgegevens van onze huurders en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.
Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te realiseren waarvoor zij worden verzameld, tenzij er een wettelijk langere bewaartermijn geldt. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon. Dit laatste doen we alleen voor statistisch of trend onderzoek.
Beveiliging
Wij nemen alle passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Wij houden daarbij rekening met de verwerkingsrisico’s als gevolg van – onder meer – de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
Datalekken
Indien een inbreuk in verband met persoonsgegevens (ook wel genoemd: ‘datalek’) heeft plaatsgevonden, melden wij deze inbreuk conform de AVG zonder onredelijke vertraging – in principe binnen 72 uur nadat wij hiervan kennis hebben genomen – aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien deze inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor de rechten en vrijheden van de huurders inhoudt, dan melden wij deze ook zo spoedig mogelijk aan de betreffende huurders.
Onder een inbreuk in verband met persoonsgegevens / datalek wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.
Gegevens delen met andere organisaties
Stichting De Lindenhof gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de in hoofdstuk 3 beschreven doeleinden en voor de in hoofdstuk 2 beschreven veiligheid van bewoners en bezoekers. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met andere organisaties die bijvoorbeeld voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken. Stichting De Lindenhof deelt persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk, met onder andere:
partijen die door Stichting De Lindenhof worden ingeschakeld om werkzaamheden te verrichten (bijvoorbeeld de deurwaarder of aannemers);
(in voorkomende gevallen) instanties zoals Treiteraanpak of Meldpunt Zorg en Overlast;
overheidsinstanties en bevoegde autoriteiten die bij ons informatie opvragen die we verplicht zijn om te delen.
Stichting De Lindenhof sluit in ieder geval met derde partijen, die een verwerker in de zin van de AVG zijn een verwerkersovereenkomst, waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze ermee om moeten gaan.
Elke huurder heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, rectificatie, verwijdering en beperking ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens. Daarnaast heeft de huurder het recht om de persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een derde. Bovendien heeft de huurder in sommige gevallen het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door Stichting De Lindenhof. Dat kan voor zover de persoonsgegevensverwerking is gebaseerd op noodzakelijkheid voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen dan wel ten behoeve van direct marketing plaats vindt.
Deze rechten zijn echter niet onbegrensd. De toepasselijke wet- en regelgeving geeft de kaders waar binnen wij dergelijke verzoeken wel of niet hoeven te honoreren. Wij zullen dergelijke verzoeken zo snel mogelijk – in beginsel binnen één maand – inwilligen of gemotiveerd toelichten waarom het verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd. De huurder kan zijn verzoek zenden aan Stichting De Lindenhof naar: info@delindenhofschalkhaar.nl
Wij kunnen, wanneer wij een verzoek ontvangen, vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de huurder vast te stellen. Huurders kunnen dit doen door langs te komen en ID kaart of paspoort (het origineel!) te tonen.
Persoonsgegevens en digitale media
Bij het regelen van woonzaken via een Inschrijfformulier of een huuropzegging geven huurders en andere gebruikers toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand een brief of formulier invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag.
Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens heeft Stichting De Lindenhof te maken met de volgende wet- en regelgeving:
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de bijbehorende uitvoeringswetgeving. Hierin zijn de belangrijkste regels vastgelegd voor de omgang met persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op handhaving van deze wet.
Wat zijn persoonsgegevens?
Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld BSN nummers en gezondheids- of medische gegevens.
Gronden voor de verwerking van persoonsgegevens
Wettelijk is het toegestaan om persoonsgegevens te verwerken gebaseerd op de volgende gronden. Stichting De Lindenhof verwerkt persoonsgegevens van huurders uitsluitend op basis van een van de hierna genoemde grondslagen als bedoeld in de AVG:
De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij huurder partij is of wenst te worden (nodig voor de huurovereenkomst). De huurder dient in dit kader de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan Stichting De Lindenhof te verstrekken. Indien de huurder de betreffende persoonsgegevens niet wenst te verstrekken, kunnen wij de overeenkomst niet sluiten of uitvoeren;
De gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen
De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Stichting De Lindenhof, de met haar verbonden instellingen of ondernemingen of een derde, tenzij het belang, de grondrechten of de fundamentele vrijheden van de huurder, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert (bijvoorbeeld persoonsgegevens die van belang zijn om contact met de huurder te kunnen onderhouden, de aanpak van woonfraude of de aanpak van overlast en de bescherming van bewoners middels cameratoezicht);
De huurder heeft voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming De huurder heeft te allen tijde het recht om deze toestemming weer in te trekken. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de persoonsgegevensverwerkingen op basis van de gegeven toestemming voorafgaand aan de intrekking daarvan;
Een calamiteit (zaak van leven of dood).
Verwerken van persoonsgegevens
Onder het verwerken van persoonsgegevens verstaat de wet: het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen. Kortom, alles wat we doen met persoonsgegevens.
Conform de toepasselijke wetgeving zullen we zo min mogelijk persoonsgegevens verwerken (dataminimalisatie).
Indien de huurder vragen heeft over onze privacyverklaring, dan kan hij uiteraard contact met ons opnemen. Wij zijn te bereiken op: info@delindenhofschalkhaar.nl of:
Stichting De Lindenhof
De Lindenhof 22A
7433 BE SCHALKHAAR
Mocht de huurder van mening zijn dat wij zijn persoonsgegevens op een onbehoorlijke of onrechtmatige wijze verwerken en wij geen/onvoldoende gehoor geven aan een bezwaar of verzoek, zoals hiervoor in hoofdstuk 6 omschreven, dan kan de huurder een klacht indienen bij ons via de hiervoor genoemde contactgegevens. Indien de huurder daarna van mening is dat wij zijn probleem niet hebben kunnen oplossen, dan kan hij een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens